5 автоматизаций в Битрикс24, которые экономят время строительной компании
Какие повторяющиеся действия менеджеров и прорабов можно отдать системе, какие роботы Битрикс24 за это отвечают и в каком порядке их включать.
Александр Голдобин
5 мин чтения
Что вы узнаете
- →Какие пять автоматизаций снимают больше всего рутины в стройке
- →Какие роботы и триггеры Битрикс24 за них отвечают
- →Чем робот отличается от бизнес-процесса обработки заявки
- →Как такие сценарии работают в настоящей строительной компании
- →С какой автоматизации начать именно вам
Главное
Пять сценариев, с которых удобно начинать автоматизацию в стройке: заявка сразу получает ответственного, за сроками следит робот, задачи по этапам ставятся сами, клиент получает уведомления, а руководитель - сводку без ручного сбора. Включайте их по одному, начиная с того, что сейчас мешает сильнее всего.
Содержание
Автоматизация строительной компании в Битрикс24 снимает с людей повторяющиеся действия: назначить ответственного, напомнить о звонке, поставить задачи после замера, сообщить клиенту статус, собрать сводку для руководителя. Пять сценариев ниже включаются по одному. Перестраивать всю работу не придётся.
Если заявки теряются между каналами, начните с этого. Автоматизировать процесс, в который попадает только часть обращений, бессмысленно.
1. Маршрутизация заявок: у каждой сразу есть ответственный
Заявка пришла - система сама назначает менеджера. Инструментов для этого два. В каналах (звонки, мессенджеры, CRM-формы) настраивают очередь, и обращения расходятся между сотрудниками. В воронке работает робот «Изменить ответственного»: если указать ему несколько менеджеров, он раздаёт сделки по очереди, случайным образом или всегда первому в списке. Если включить «Пропускать отсутствующих», робот не назначит тех, кто в отпуске или на больничном.
Скорость тут вторична. Главное, что у заявки появляется хозяин: если она потерялась, понятно, с кого спросить.
2. Контроль сроков: робот напоминает вместо вас
Робот «Поставить задачу» ставит менеджеру задачу с описанием и крайним сроком. Робот «Уведомить руководство» сообщает руководителю, если менеджер не перезвонил клиенту или нарушил регламент. А триггер «Отследить нужный статус задачи» сам переводит сделку на следующую стадию, когда задача перешла в нужный статус. Обходить менеджеров и спрашивать, кто что забыл, больше не нужно.
Моё правило: все автоматические задачи я ставлю сразу со сроком, без исключений. Тогда задачи не просрочиваются и делаются вовремя, а не «когда вспомнили».
3. Задачи по этапам стройки
Сделка перешла на стадию «Замер» - Битрикс24 сам ставит задачи: назначить замерщика, подготовить документы, внести данные. Это тот же робот «Поставить задачу», только привязанный к стадии: он срабатывает, когда сделка на неё попадает, и сам заполняет описание, участников и срок. Прораб и менеджер не держат чек-лист в голове.
Опыт Александра
В компании, где я отвечаю за Битрикс24, под стройку собрана отдельная воронка - от проектирования до сдачи объекта. Этапы двигаются по факту с площадки: прораб загружает фото в боте и указывает этап, и сделка переходит на следующую стадию. В конце воронки задачи ставятся сами: фотографу - снять готовый дом, куратору проекта - собрать документы и попросить отзыв. Как это устроено, рассказываю в кейсе про воронку стройки.
Робот выполняет одно действие на одной стадии. Когда шагов несколько и между ними есть условия - согласовать договор, дождаться ответа, поставить следующую задачу, - нужен бизнес-процесс. Бизнес-процесс обработки заявки ведёт её по всей цепочке, и контролировать каждый шаг руками не приходится.
В Битрикс24 бизнес-процессы бывают двух типов. Последовательный подходит для простых задач, где действия идут в заранее заданном порядке. Процесс со статусами складывается из нескольких связанных последовательных процессов. Собирают их в дизайнере бизнес-процессов: действия видны блок-схемой, нужное перетаскивается из меню справа. Пошагово - в статье о том, как создать бизнес-процесс в Битрикс24.
4. Уведомления и прогрев: клиент не остывает
Клиент получает сообщение, когда заявка принята, назначен замер или готова смета. Звонков «а что там у меня?» становится меньше, и компания выглядит предсказуемой в глазах заказчика. В Битрикс24 это роботы из группы «Коммуникация с клиентом»: письмо, СМС, сообщение в мессенджер через открытую линию. Одна оговорка из справки: робот с письмом не сработает, если у ответственного менеджера не подключён почтовый ящик.
Отдельный сценарий - прогрев тех, кто замолчал. В той же компании, если сделка после просмотра сметы стоит без движения больше 10 дней, система сама отправляет клиенту в мессенджер серию прогревающих сообщений. Холодных клиентов переводят в отдельную воронку «Прогрев», где сообщения идут полгода. Подробнее - в кейсе про автоматические рассылки и прогрев.
5. Сводки руководителю без ручного сбора
Руководителю не нужно сидеть в воронке весь день. Ему нужно знать, где сломалось: сколько пришло новых заявок, что зависло, у кого горят сроки.
Собственнику я в первую очередь показываю две сводки: просроченные задачи и сделки, по которым давно не было касаний с клиентом. Там деньги утекают тише всего: задача провисла, про клиента забыли - сделка остыла.
В строительной компании из примеров выше обе сводки собирают боты. Первый раз в неделю присылает отчёт: у кого из сотрудников сколько просроченных задач. Второй смотрит звонки, письма и переписку по сделкам и отбирает те, где тишина с клиентом длится дольше порога. Оба бота написаны под эту компанию: это разработка под задачу. Подробнее - кейсы про бота о просроченных задачах и бота о забытых сделках.
С чего начать
Не пытайтесь автоматизировать всё разом. Выберите одну рутину, которая мешает сильнее всего, настройте её и убедитесь, что людям стало легче. Потом берите следующую.
Опыт Александра
Чаще всего пропускают подготовку: не описали процесс и сразу полезли настраивать. В итоге автоматизируют бардак и получают быстрый бардак. Сначала надо понять, как в компании реально всё устроено, и только потом трогать настройки. А дальше система растёт по ходу работы: за год-два ведения портал обрастает роботами, отчётами, ботами и интеграциями, хотя начинали с воронки и базы клиентов.
Не уверены, с чего начать, - посмотрю ваши процессы на бесплатном разборе и покажу, где автоматизация даст эффект быстрее всего. Как выглядит настройка под цикл стройки целиком, описано на странице автоматизации строительной компании, об услуге в целом - на странице автоматизации процессов. Вопрос попроще можно задать напрямую.
Telegram-канал
Цифровая стройка @digitalstroyka
Коротко и с картинкой: что реально работает в Битрикс24 на стройке и где теряются деньги.
Автор
Александр Голдобин
эксперт по Битрикс24, более 7 лет со строительными компаниями
Внедряю и веду Битрикс24 в строительных компаниях: настройка CRM, автоматизация, боты и интеграции под задачи стройки. Пишу о том, что реально работает в стройке.
Telegram @digitalstroyka →