Как создать бизнес-процесс в Битрикс24: пошаговая инструкция
Где в Битрикс24 собирают бизнес-процесс, как проверить его на одной сделке, включить для всех и убрать, если не подошёл.
6 мин чтения
Что вы узнаете
- →Когда хватит робота, а когда нужен бизнес-процесс
- →Как собрать процесс в новом конструкторе и в дизайнере шаблонов CRM
- →Чем последовательный процесс отличается от процесса со статусами
- →Как запустить процесс вручную или автоматически и проверить на одной сделке
- →Как остановить и удалить процесс, если он не подошёл
Главное
Бизнес-процесс - цепочка шагов с условиями и паузами, которую Битрикс24 выполняет сам. Собирают его администраторы в разделе «Автоматизация», без кода. Перед автозапуском прогоните процесс вручную на одной сделке и посмотрите журнал: уже запущенные процессы работают по старым настройкам, и ошибку потом придётся исправлять в каждом.
Содержание
Бизнес-процесс в Битрикс24 собирают мышью из блоков в разделе «Автоматизация», программист для этого не нужен. Понадобятся права администратора и тариф, на котором бизнес-процессы есть: доступны они не на всех.
Если нужна автоматизация попроще, начните со статьи про 5 автоматизаций для строительной компании. Там есть пример, где обычного робота уже не хватает и в дело идёт бизнес-процесс.
Робот или бизнес-процесс
Робот - одно действие на стадии. Сделка попала на «Замер», и робот отправил письмо, создал документ или поменял поле. Роботов настраивают в лидах, сделках, предложениях, счетах и смарт-процессах. У каждого есть очередь, время запуска (сразу или через какое-то время) и условие.
Бизнес-процесс - цепочка. В нём есть условия и развилки, паузы, параллельные ветки, и в одну схему можно связать сделку, задачу и уведомление. Живут бизнес-процессы не только в CRM: их запускают ещё в ленте новостей и на общем диске.
Если нужно одно действие при переходе на стадию, ставьте робота. Если нужен маршрут с согласованием, проверками и возвратами, собирайте бизнес-процесс. Когда срабатывают и робот, и бизнес-процесс, по умолчанию первым запускается бизнес-процесс.
Как создать бизнес-процесс в новом конструкторе
По справке Битрикс24, конструктор бизнес-процессов полностью обновился: теперь вся схема процесса видна на одном полотне. Работать в нём могут только администраторы.
- Откройте Автоматизация > Бизнес-процессы > Шаблоны процессов и создайте новый процесс.
- Начните с триггера. Это первый шаг любого процесса: он следит за событием и запускает цепочку, когда событие произошло, например изменились данные в карточке сделки. Если автоматический триггер не подходит, есть триггер ручного запуска из карточки элемента.
- Перетащите из библиотеки нужные ноды и соедините их. Ноды-действия делают одно действие: отправляют уведомление, ставят процесс на паузу. Универсальные ноды работают с объектами Битрикс24: сделкой, лидом, контактом, задачей, смарт-процессом. Специализированные проверяют условие, повторяют шаги циклом, хранят данные или обрабатывают их через AI.
- Разведите ветки, если путь зависит от условия. Если шаги не зависят друг от друга, пустите их параллельно: так одно не ждёт другого.
- Нажмите «Опубликовать». Конструктор сохраняет изменения в черновик сам, но черновик видите только вы, и сотрудники не смогут запустить процесс до публикации.
Пример: согласование договора
Сотрудник запускает процесс, и договор одновременно уходит руководителю на согласование и юристу на проверку. Так этот пример описан в справке. Ветки параллельные, юрист не ждёт руководителя. Дальше можно поставить условие, как на схеме выше. Согласовано - процесс ставит задачу исполнителю и идёт по маршруту. Нет - возвращает договор автору на доработку.
Не собирайте сразу цепочку на десять шагов. Начните с двух-трёх, проверьте на одной сделке и только потом достраивайте: в короткой цепочке ошибку видно сразу.
Создание бизнес-процесса в дизайнере шаблонов CRM
В справке Битрикс24 остаются инструкции и для прежнего дизайнера. Шаблоны для CRM в нём создают в разделе Автоматизация > Бизнес-процессы > Процессы в CRM: «Добавить шаблон» создаёт новый, «Список шаблонов» открывает готовые. Работать с ними могут администраторы и сотрудники с правом «Разрешать изменять настройки CRM».
Бизнес-процессы в дизайнере бывают двух типов.
Последовательный идёт по шагам от начала до конца, список действий открывается в правой части дизайнера. Подходит для согласований и обработки заявки, где порядок всегда один.
Процесс со статусами сначала описывает статусы, а потом действия внутри каждого. Его берут, когда документ живёт в нескольких состояниях и может между ними возвращаться: черновик, на согласовании, утверждён, на доработке.
Действия в дизайнере разложены по блокам. Например, в блоке «Уведомления» есть «Добавить новость» и «Поставить задачу».
Как запустить бизнес-процесс
Вручную: откройте карточку сделки или другого элемента CRM, нажмите кнопку «Бизнес-процессы», затем «Запустить процесс» напротив нужного шаблона, заполните поля и нажмите «Запустить». Запущенный процесс появится в таймлайне карточки.
Автоматически: в шаблоне откройте «Параметры шаблона», вкладку «Основное», и выберите, когда запускать процесс. «При добавлении» запускает его при создании нового элемента, «При изменении» - при любых изменениях в элементе. Включить можно оба варианта. Со вторым будьте осторожны: процесс стартует на каждую правку карточки. Первым шагом поставьте условие, при котором он идёт дальше, иначе действия будут повторяться после каждого изменения. В новом конструкторе момент запуска задаёт триггер.
Проверяйте процесс на одной тестовой сделке: запустите вручную и откройте в таймлайне журнал через «Три точки (...)». Список запущенных процессов - в разделе Автоматизация > Все активные. И помните: если вы поправили шаблон, уже запущенные процессы продолжат работать по старым настройкам. Чтобы применить правку, завершите старый процесс и запустите новый.
Опыт Александра
Я веду Битрикс24 в строительной компании, и там мы оцифровали процесс проектирования: вынесли его в отдельную воронку, и на каждом шаге задачи ставятся автоматически.
На бизнес-процессе там же построен HR. Процесс полуавтоматический: заявки с формы «Отправить резюме» на сайте попадают в него сами, а кандидатов, найденных иначе, сотрудники заводят вручную. Дальше человек идёт по стадиям всего жизненного цикла - от первого собеседования до увольнения. Как устроен процесс →
Как остановить и удалить бизнес-процесс
Запущенный процесс отменяют в карточке: в таймлайне нажмите «Три точки (...)» рядом с процессом и выберите «отменить процесс». Если в таймлайне его не видно, ищите в разделе Автоматизация > Все активные.
Чтобы процесс перестал запускаться на новых элементах, снимите автозапуск в параметрах шаблона.
Процесс в ленте новостей удаляют целиком: откройте его карточку, нажмите ⚙️ > «Настроить процесс», затем снова ⚙️ > «Удалить процесс» и подтвердите «Да, удалить». Процессы, которые уже запускали сотрудники, после этого не восстановить, так что сначала убедитесь, что история вам не нужна.
С чего начать, если раньше не собирали
Не автоматизируйте сразу все процессы отдела. Возьмите одну рутину, которая повторяется каждую неделю и всегда идёт одинаково, например согласование счёта или заявку снабженцу, и соберите под неё процесс из двух-трёх шагов. На нём станет понятно, как работает конструктор. Остальное можно достроить потом.
Если процесс касается объектов, заявок или договоров, которым нужна своя карточка, сначала заведите смарт-процесс и включите в нём дизайнер бизнес-процессов.
Если разбираться самому некогда или процесс сложнее типового, напишите мне. Можно начать с бесплатного разбора: посмотрю, где рутина отнимает больше всего времени, и предложу, что автоматизировать первым. Подробнее о работе - на странице автоматизации бизнес-процессов.
Telegram-канал
Цифровая стройка @digitalstroyka
Коротко и с картинкой: что реально работает в Битрикс24 на стройке и где теряются деньги.
Автор
эксперт по Битрикс24, более 7 лет со строительными компаниями
Внедряю и веду Битрикс24 в строительных компаниях: настройка CRM, автоматизация, боты и интеграции под задачи стройки. Пишу о том, что реально работает в стройке.
Telegram @digitalstroyka →