Управление задачами в Битрикс24: как ставить, вести и контролировать
Как поставить задачу, чтобы её сделали в срок, и где руководителю видеть просрочки: роли, поля, проекты, шаблоны, контроль и отчёты.
8 мин чтения
Что вы узнаете
- →Где создать задачу и какие поля заполнить, чтобы её не пришлось переспрашивать
- →Чем постановщик отличается от соисполнителя и наблюдателя
- →Как вести проекты и какой режим списка выбрать
- →Как настроить шаблоны и регулярные задачи
- →Как принимать работу и где смотреть просрочки по сотрудникам
Главное
Повторяющиеся поручения выносите в шаблоны и регулярные задачи, важные ставьте на контроль после завершения, просрочки по людям смотрите в отчёте «Эффективность». Роли в задаче доступ не ограничивают: кто может менять чужие задачи и сроки, решают права доступа.
Содержание
Задачи в Битрикс24 живут в разделе «Задачи и проекты»: там поручения создают, собирают в проекты и смотрят, кто что делает и что просрочено. Каждая задача держится на трёх вещах: исполнитель, крайний срок и название, из которого понятен результат. Чек-листы, файлы, наблюдатели только помогают. Без этих трёх опор список быстро зарастает поручениями без сроков, и в него перестают заглядывать.
Как создать задачу в Битрикс24
В разделе «Задачи и проекты» есть кнопка «Создать»: она открывает пустую карточку. Заполните её и нажмите «Создать» ещё раз. Поля в задачах такие:
| Поле | Что в нём писать |
|---|---|
| Название | Результат действием: «Отправить смету клиенту». Название видно в списке, по нему ищут |
| Исполнитель | Один человек, который отвечает за результат |
| Крайний срок | Реальная дата, к которой нужен результат |
| Описание | Что нужно сделать и как понять, что готово |
| Чек-лист | Шаги работы, если их больше двух |
| Проект | Направление или объект, к которому относится задача |
| Важно | Иконка огонька: задача помечается важной. Для того, что нельзя сдвигать |
Файлы прикрепляют с компьютера или с диска Битрикс24. Соисполнителей и наблюдателей добавляют, когда в работе участвует больше одного человека, о них ниже.
Задачу ставят не только из раздела задач. В карточке сделки выберите в таймлайне «Задача», заполните поля и нажмите «Поставить задачу»: задача останется в истории сделки. В мобильном приложении есть раздел «Задачи» с кнопкой «Создать», а из сообщения в чате задачу делают, зажав сообщение. Его текст станет названием.
У каждой задачи должны быть исполнитель и крайний срок. Задача без срока не попадёт в просроченные, а значит, никто о ней не вспомнит, пока не станет поздно.
Роли в задаче: кто ставит, кто делает, кто следит
В задаче четыре роли.
Постановщик формулирует задачу, срок и критерий результата и потом принимает работу. Исполнитель делает. Соисполнители помогают исполнителю: обсуждают детали в чате задачи, меняют статусы, добавляют наблюдателей и получают уведомления обо всех изменениях. Наблюдатели в работе не участвуют, но следят за ходом и результатом и тоже могут писать в чат.
Уведомления у ролей разные. Исполнителю и соисполнителям приходит всё. Постановщику - важные события: задача завершена, чек-лист выполнен, прикреплён результат. Наблюдателю - только смена статуса, когда задачу создали или завершили. Руководителя смело ставьте наблюдателем: лишнего он не получит.
Важная деталь: роли определяют участие в задаче, но не ограничивают доступ к изменениям. Если у всех полный доступ, исполнитель может сам сдвинуть себе срок. Ограничивают это права доступа: «Задачи и проекты» > «Ещё» > «Права доступа». Стандартных ролей три: «Полный доступ», «Руководитель» и «Менеджер». Настройка есть не на всех тарифах. Даже если права не ограничены, договоритесь, что срок двигает постановщик, а исполнитель просит перенести его в чате.
Задачи и проекты
Объект, отдел или большая работа с десятком поручений - повод завести проект. У проекта свои участники, свои права доступа на задачи и свой канбан, где колонки можно добавлять и переименовывать.
В стройке логика простая: объект - это проект, а замер, закупка и согласование - задачи внутри него. Открыл проект и видишь всё по объекту сразу, без поиска по общему списку. Прораб получает задачи со сроками и чек-листами в мобильном приложении, руководитель видит канбан по объекту.
Как смотреть список задач
В проектах у задач шесть режимов отображения. Выбирайте под роль человека:
- «Список» - чтобы быстро проверить свои задачи и найти нужную;
- «Сроки» - канбан, где задачи сами раскладываются по колонкам в зависимости от крайнего срока;
- «Мой план» - личный канбан: колонки придумываете сами и двигаете задачи по ним;
- «Календарь» - задачи по дням, неделям и месяцам, удобно распределять нагрузку;
- «Гант» - для задач, которые зависят друг от друга и у которых плавают сроки;
- «Канбан» - доска с этапами работы, она есть в проектах.
Исполнителю обычно хватает «Сроков»: просроченное видно сразу, без фильтров. Руководителю проекта нужен канбан проекта, а «Гант» пригодится, когда одна работа не может начаться, пока не закончена другая.
Шаблоны задач и регулярные задачи
Одинаковые поручения незачем набирать заново. Шаблон хранит название, описание, исполнителя, крайний срок, чек-лист, файлы, соисполнителей и наблюдателей. Шаблоны лежат в разделе «Задачи и проекты» > «Ещё» > «Шаблоны», новый создаётся кнопкой «Создать». Срок в шаблоне задают относительный: в какой срок с момента постановки нужно выполнить поручение.
Регулярная задача повторяется по расписанию: каждый день, по выбранным дням недели, по числу или дню недели месяца, раз в год или с интервалом, например раз в две недели. Включается параметром «Регулярная задача» внизу карточки задачи или шаблона. Повторы можно остановить вручную, после заданного числа раз или в определённую дату.
Хорошие кандидаты в шаблоны - всё, что вы регулярно ставите одними и теми же словами: выход нового сотрудника, еженедельный отчёт прораба по объекту, сверка с бухгалтерией. Сначала соберите шаблон с чек-листом, потом включите регулярность. Наоборот выйдет хуже: поручение будет повторяться, а что именно делать, каждый раз придётся объяснять заново.
Шаблоны и регулярность ставят задачи по календарю. Если задача должна появляться по событию, например когда сделка перешла на новый этап, это уже автоматизация бизнес-процессов: робот на стадии сделки или бизнес-процесс.
Контроль сроков и отчёты по задачам
Важную задачу ставьте на контроль. В карточке нажмите ⚙️ напротив поля «Крайний срок» и включите «Проконтролировать задачу после завершения». Когда исполнитель закончит, задача перейдёт в статус «На проверке», и постановщик либо примет результат, либо вернёт задачу на доработку.
Отчёт по задаче удобно держать в её чате. В новом интерфейсе вся переписка идёт там, а нужное сообщение можно отметить как результат. Через месяц не придётся листать обсуждение, чтобы найти, чем всё закончилось.
Задачи сотрудников целиком видно в отчёте «Эффективность»: «Задачи и проекты» > «Эффективность» > «Эффективность». Битрикс24 считает так: 100 минус число замечаний, делённое на число задач в работе за период и умноженное на 100. Замечание - это каждый сорванный крайний срок. Если у менеджера за месяц было в работе десять задач и в двух он сорвал срок, эффективность - 80. Задача, просроченная дважды, даёт два замечания, так что бесконечный перенос срока в отчёте тоже виден.
Опыт Александра
У меня на основной работе, в строительной компании, раз в неделю бот присылает руководителю отчёт: у кого из сотрудников сколько просроченных задач. Где проседают сроки, видно сразу, и проверять каждого вручную не нужно. Как устроен бот →
Задачи по клиентам ставьте из сделки
Когда ко мне приходят компании, которые настраивали Битрикс24 сами, картина почти всегда одна: в лучшем случае живут задачи, а CRM стоит заброшенной. Задача, поставленная из карточки сделки, связывает одно с другим. Менеджер видит её в таймлайне сделки, руководитель - в общем списке, и по клиенту видно, что сделано и что запланировано.
Если такие задачи повторяются на каждой сделке (выехать на замер, подготовить смету), их ставит робот на стадии воронки. Как устроены стадии и где на них вешать роботов, разобрано в статье про воронку продаж.
Как не превратить задачи в свалку
Управление задачами в Битрикс24 начинается с договорённости: поручение со сроком ставится задачей и не остаётся в переписке. Иначе в системе видна половина работы, и отчётам верить нельзя.
Обратная крайность - задача на каждую мелочь. Звонок на пять минут лучше сделать сразу, а шаги одной работы собрать в чек-лист.
Опыт Александра
Моё правило: всё, что делается по работе, идёт через задачник. Но плодить задачи на каждый чих не надо: от этого сотрудники теряют фокус.
И ставьте реальные сроки. Задача, которую каждый раз сдвигают, учит команду, что сроки здесь условные. Лучше меньше задач, но каждая со сроком, в который её реально сделать, и с понятным результатом.
Если хотите, чтобы задачи заработали под ваши процессы, помогу с настройкой и внедрением Битрикс24. Начать можно с бесплатного разбора: посмотрю, как у вас ставят и контролируют задачи, и предложу структуру проектов и шаблонов. Что ещё умеет Битрикс24, кроме задач, - в обзорной статье.
Telegram-канал
Цифровая стройка @digitalstroyka
Коротко и с картинкой: что реально работает в Битрикс24 на стройке и где теряются деньги.
Автор
эксперт по Битрикс24, более 7 лет со строительными компаниями
Внедряю и веду Битрикс24 в строительных компаниях: настройка CRM, автоматизация, боты и интеграции под задачи стройки. Пишу о том, что реально работает в стройке.
Telegram @digitalstroyka →