Как настроить уведомления в Битрикс24, меню и структуру компании

Содержание

• Сначала структура компании
• Как создать отдел
• Перевод и совмещение
• Кто может менять структуру
• Потом меню: что видно сразу
• Одинаковое меню для всей команды
• Скрыть то, чем компания не пользуется
• Как настроить уведомления в Битрикс24
• Простой или расширенный режим
• Как отключить лишние уведомления
• Письма с уведомлениями не приходят
• Как проверить, что порядок наведён

Настроить уведомления в Битрикс24 можно в одном месте: «Мессенджер» > «Еще» > «Настройки» > «Уведомления». Там выбирают, о чём и куда приходят оповещения: в портал, на почту или на телефон. Но порядок в портале держится не только на них. Структура компании задаёт, кто кому подчиняется и в какие чаты человек попадёт, а левое меню решает, что сотрудник видит сразу. Настраивать удобнее в таком порядке: структура, меню, уведомления. Без структуры меню и оповещения придётся переделывать, когда появятся отделы и руководители.

Ниже пути по справке Битрикс24: в каждом разделе указано, кто это может сделать, администратор или сам сотрудник. Интерфейс обновляется, и названия кнопок на вашем портале могут чуть отличаться.

Сначала структура компании

Справка Битрикс24 называет, что в портале зависит от структуры:

• новые сотрудники сами попадают в чаты и каналы своего отдела, а уволенные из них удаляются;
• руководитель отдела согласовывает процессы подчинённых, например отпуск или командировку;
• руководитель видит задачи подчинённых и может проверять их рабочие отчёты;
• по структуре считаются права: в CRM есть уровень доступа «Своего отдела», и сотрудник, который стоит не в том отделе, видит не те сделки. Как это настроить, разобрано в статье про права доступа.

Как создать отдел

1. Откройте «Сотрудники» > «Структура компании» и нажмите «Добавить».
2. Выберите «Отдел» и «Продолжить».
3. Впишите название, описание (там можно указать функции, задачи и режим работы) и вышестоящий отдел.
4. Назначьте руководителя. Руководителей в отделе может быть несколько, а у руководителя - несколько заместителей.
5. Добавьте сотрудников и нажмите «Создать отдел». На этом же шаге людей можно сразу добавить в нужные чаты, каналы и проекты.

Подотдел создаётся иначе: у нужного отдела нажмите «Три точки» > «Добавить отдел в подчинение». Отделов в подчинении может быть сколько угодно.

Перевод и совмещение

При добавлении сотрудника в отдел Битрикс24 спрашивает, как это сделать. «Перевести» удаляет человека из всех прежних отделов. «Добавить как совместителя» оставляет его во всех отделах, где он уже числится. Ошибётесь с выбором, и вместе с отделом изменится всё, что от него зависит: чаты, согласования, уровни доступа в CRM.

Отдел переносят сменой вышестоящего: «Три точки» > «Редактировать отдел» > поле «Вышестоящий отдел» > «Изменить». Если отдел удалить, его сотрудники и подотделы перейдут в вышестоящий отдел.

Кто может менять структуру

Это определяют права: «Сотрудники» > «Структура компании» > «Меню» (≡) > «Права доступа к отделам». Права настраивает администратор и может передать их, например, кадровику или директору по персоналу. По умолчанию есть пять ролей: «Администратор», «HR», «Руководитель», «Заместитель» и «Сотрудник», и структуру по умолчанию видят все. Если у человека несколько ролей, действуют самые широкие права. Функция доступна не на всех тарифах.

Малой компании хватает короткой структуры. Условный пример для строительной фирмы: отдел продаж, проектирование со снабжением, бригады. Важнее другое: каждый сотрудник стоит там, где он правда работает, и у каждого отдела есть руководитель. От этого зависят согласования и то, кто видит чьи задачи.

Потом меню: что видно сразу

По умолчанию левое меню свёрнуто. Чтобы развернуть его, нажмите значок «Меню» (≡) рядом с логотипом. Настройки меню открываются через «Настройки» > «Настройка левого меню», а у каждого пункта есть свой значок настроек с действиями только для него.

Порядок пунктов меняют перетаскиванием: нажмите на пункт, удерживайте и переносите. Инструмент попадает в видимую часть меню, если нажать на значок рядом с его названием.

Ещё в меню можно добавить свою ссылку: «Добавить ссылку в меню», название, адрес, «Сохранить». Она может вести на другой инструмент Битрикс24 или на внешний сайт, например на регламент в общей папке или таблицу, которой пользуется вся команда.

Порядок пунктов зависит и от главного инструмента. По умолчанию это «Совместная работа»: чтобы заменить его, выберите «Сменить главный инструмент». Выбранный раздел окажется вверху меню, поэтому главным делают то, чем команда пользуется чаще всего. Если запутались, «Вернуть меню по умолчанию» сбросит порядок, но удалит и все добавленные вами пункты и ссылки.

Эти настройки каждый сотрудник может сделать для себя. Единое меню для всех делает администратор.

Одинаковое меню для всей команды

Администратор собирает меню под себя и выбирает «Установить моё меню для всех»: всем пользователям или только новым. Пункты, добавленные администратором, появятся у всех, а то, что сотрудники добавили сами, останется. Есть ли эта функция на вашем тарифе, сверьте со страницей тарифов Битрикс24. Если нет, меню придётся настроить сотрудникам по очереди, и тогда проще дать им короткую инструкцию.

Скрыть то, чем компания не пользуется

Это делает только администратор. Нажмите на виджет компании рядом с логотипом, выберите «Настройки» > «Инструменты», переключите ненужные инструменты и нажмите «Сохранить». Справка называет этот виджет по-разному: в одной статье «виджет компании», в другой - «Настройки Битрикс24», доступные администраторам. Если пункта «Инструменты» на вашем портале нет, сверьтесь со статьёй справки по ссылке в конце.

Скрытый раздел пропадает из меню, и у сотрудников нет прямого доступа к нему. Что будет с данными, справка не говорит. Поэтому перед тем как скрывать раздел, в котором что-то уже лежит, проверьте это на тестовом пользователе или спросите поддержку Битрикс24.

Оставьте инструменты, которыми команда пользуется каждый день. Обычно начинают с CRM и задач, а остальное включают, когда под него появляется работа. Подробнее - в статье что такое Битрикс24.

Как настроить уведомления в Битрикс24

Сначала три общих параметра. Звук выключается галочкой «Уведомления со звуком», чтобы сигналы не отвлекали на встречах. Режим «Не беспокоить» на время звонков и встреч прячет уведомления в мессенджере и отключает сигнал. Автоматическая отметка прочитанными работает так: если она включена, уведомления считаются прочитанными, как только вы открыли раздел. Если выключена, каждое отмечают вручную, зато к непрочитанному можно вернуться позже.

Простой или расширенный режим

Простой режим применяет один набор настроек ко всем инструментам сразу. В расширенном уведомления настраиваются отдельно для каждого инструмента: задачи, календарь, чат и звонки, лента, бизнес-процессы, почта, CRM, телефония, открытые линии, диск и другие. Например, можно оставить уведомления из CRM и отключить часть оповещений по задачам. Внимание: при переходе с расширенного режима на простой настройки сбрасываются, и их придётся задавать заново.

Каналов три: сам портал (колокольчик в боковой панели), электронная почта и push в мобильном приложении. Уведомления в портале хранятся 60 дней, потом удаляются.

Как отключить лишние уведомления

Оставьте то, на что нужно реагировать в тот же день: крайние сроки задач и дела по клиентам в CRM. Лайки в ленте, упоминания в чужих обсуждениях и опросы можно отключить.

Ещё один источник шума - сами задачи. Каждая мелкая задача, поставленная ради галочки, приносит свои уведомления: о создании, о комментариях, о сроке. Поэтому порядок в оповещениях начинается с порядка в поручениях. Как их ставить и вести, разобрано в статье управление задачами в Битрикс24.

Письма с уведомлениями не приходят

Копии уведомлений можно получать на почту. Включить их так: «Мессенджер» > «Еще» > «Настройки» > «Уведомления», включить простой режим, отметить канал «Электронная почта» вместе с «Веб-версия и Десктоп-приложение» (без второй галочки письма не придут), затем в расширенном режиме выбрать нужные типы.

Как это работает: письмо приходит примерно через 5-10 минут и только по непрочитанным уведомлениям. Если вы открыли уведомление в Битрикс24, письма не будет. Отправитель - адрес вида no-reply@адрес_портала.bitrix24.ru, получатель берётся из поля «Контактный e-mail» в личном профиле.

Если письма не приходят, проверьте три вещи:

1. адрес в поле «Контактный e-mail»;
2. не попал ли адрес no-reply в спам: добавьте его в контакты;
3. не включено ли автоматическое прочтение: оно помечает уведомления прочитанными раньше, чем уходит письмо. Отключите его в тех же настройках.

Как проверить, что порядок наведён

Через неделю после настройки проверьте четыре вещи:

1. Откройте структуру и найдите себя кнопкой «Найти меня»: отдел и руководитель должны быть правильными.
2. Когда в компанию придёт новый сотрудник, проверьте, что он попал в чаты своего отдела без ручного добавления.
3. Попросите двух-трёх человек из разных отделов показать левое меню. Если у кого-то набор пунктов другой, проверьте, применили ли вы единое меню к существующим пользователям, а не только к новым.
4. Спросите команду, какие уведомления она отключила. То, что отключили все, стоит отключить по умолчанию, а то, что отключили, но потом пропустили, вернуть.

Структура компании, права доступа и роли под ваш процесс входят во внедрение Битрикс24. А чтобы понять, что именно у вас сейчас не так, начните с бесплатного разбора. Как команде осваивать систему после настройки, разобрано в статье как научиться работать в Битрикс24.