Как настроить права доступа в Битрикс24: инструкция по ролям

Права доступа в Битрикс24 нужны, чтобы каждый видел и менял только своё. Если раздать права наспех - всем права администратора или уровень «Всех сотрудников», - уволившийся менеджер выгрузит базу клиентов, подрядчик увидит чужие сделки, а прораб случайно сдвинет стадию чужого объекта. Одной кнопки «права» в Битрикс24 нет: у CRM, задач и Диска свои настройки, а над всем стоит администратор, которому доступно всё. Ниже - где что лежит и как настроить права доступа в Битрикс24 так, чтобы у каждого был доступ ровно к его работе.

Где в Битрикс24 настраиваются права

Настройка прав доступа в CRM открыта администратору и тому, у кого в CRM есть право «Разрешить изменять настройки». Структуру компании, от которой зависит часть уровней доступа, - только администратор.

Как настроить права доступа в CRM

Права сотрудников в CRM собираются из ролей. Роли в Битрикс24 - это наборы прав, которые выдают сотрудникам, отделам или группам.

1. Выпишите роли: например, менеджер, руководитель отдела продаж, бухгалтер, исполнитель на объекте. Если прорабу и снабженцу нужно одно и то же, им хватит одной роли на двоих.
2. Откройте CRM > Еще > Настройки > Права доступа к CRM. По умолчанию там две роли: «Администратор» с полным доступом, включая настройку прав, и «Менеджер», который видит, создаёт и меняет свои элементы CRM. Новую роль можно создать с нуля или скопировать готовую и поправить.
3. Для каждого раздела и действия выберите уровень. Действия - чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт, плюс отдельные права на роботов, свой вид карточки и перемещение по стадиям.
4. Добавьте людей: плюс под названием роли, дальше сотрудник, отдел или группа. Роль можно выдать целому отделу из структуры компании.
5. Проверьте до того, как раздавать роли всей команде. Попросите сотрудника из новой роли открыть CRM при вас или зайдите под тестовым пользователем и убедитесь, что видно ровно то, что задумано.

Уровни доступа, которые понадобятся чаще всего:

• «Свои» - элементы, в которых сотрудник ответственный;
• «Своего отдела» и «Подотделов отдела» - элементы коллег по отделу, по структуре компании;
• «Все открытые» - элементы с включённой опцией «Доступен для всех»;
• «Всех сотрудников» - все элементы этого типа.

Есть ещё уровни для команд и «Полный доступ», которым выдают или закрывают действие целиком. Типовая схема для отдела продаж: менеджеру «Свои» на чтение и изменение сделок, руководителю «Своего отдела» или «Всех сотрудников», экспорт и удаление - только руководителю.

Где права дают сбой

Если у сотрудника несколько ролей, при пересечении действуют те права, которые дают больше возможностей. Менеджер, которого заодно добавили в роль руководителей, видит всё, что видят руководители.

Права в каждой воронке настраиваются отдельно. Завели новую воронку - проверьте, кто её видит.

Уровень «Своего отдела» считается по структуре компании. Если сотрудник стоит не в том отделе, он видит не те сделки.

Право «Разрешить изменять настройки» даёт полные права на изменение настроек и прав доступа в CRM. Фактически это администратор CRM, держите его у одного-двух человек.

И проверьте тариф: ролевая модель прав в CRM доступна не на всех тарифах. Если нужного пункта нет, сверьтесь со страницей тарифов Битрикс24.

Права в задачах

Откройте Задачи и проекты > Еще > Права доступа: роли здесь свои, отдельные от CRM. Готовых три. «Полный доступ» - все права в задачах. «Руководитель» автоматически назначается руководителям отделов из структуры компании, «Менеджер» - всем сотрудникам.

Если права у всех одинаковые, справка Битрикс24 предупреждает: любой сотрудник может изменить условия задачи, удалить шаблон или отредактировать завершённое поручение. Решите, кому можно удалять задачи и править уже закрытые, и оставьте это руководителям. Как вести задачи в целом - в статье управление задачами в Битрикс24.

Права на Диске: чтобы файлы не пропадали

Риск заложен в настройках по умолчанию. На Общем диске у администратора полный доступ, а у сотрудников - право на редактирование. «Редактирование» в правах Диска - это все действия, кроме изменения настроек диска и прав доступа.

Что можно сделать:

• в настройках Общего диска (Диск > Общий диск > Настройки (⚙️)) оставьте редактирование тем, кто работает с файлами;
• остальным дайте «Чтение» - только просмотр - или «Добавление»: просматривать и добавлять файлы. Прорабу, который присылает фото с объекта, этого хватает;
• если нужно открыть одну папку или один файл, используйте расширенное управление правами;
• удалённое пропадает не сразу: файлы из корзины Диска можно восстановить в течение 30 дней после удаления.

Отдельный случай - доступ для подрядчика

Если к порталу подключается подрядчик или партнёр, например для интеграции или разовой доработки, полный доступ администратора ему не нужен. Сотрудника официального партнёра Битрикс24 приглашают в роли «Специалист по внедрению»: права администратора у него есть, но назначать и увольнять администраторов и отключать двухфакторную аутентификацию он не может. Частному специалисту хватит отдельной роли в CRM под конкретную задачу. Когда работы закончены, доступ забирают. Как это сделать по шагам и что при этом бывает с вебхуками - в статье как добавить интегратора в Битрикс24.

Права доступа - один из узлов, которые я настраиваю при внедрении Битрикс24. Подробнее - на странице внедрения и настройки, а если нужен разбор именно вашей структуры прав - начните с бесплатного разбора.

Telegram-канал

Цифровая стройка @digitalstroyka

Коротко и с картинкой: что реально работает в Битрикс24 на стройке и где теряются деньги.

Открыть канал

АГ

Автор

Александр Голдобин

эксперт по Битрикс24, более 7 лет со строительными компаниями

Внедряю и веду Битрикс24 в строительных компаниях: настройка CRM, автоматизация, боты и интеграции под задачи стройки. Пишу о том, что реально работает в стройке.

Telegram @digitalstroyka →

Получить аудит