Как подключить почту к Битрикс24: пошаговая инструкция
Где в Битрикс24 подключается ящик, какие настройки отвечают за письма в CRM и что проверить, если почта перестала синхронизироваться.
6 мин чтения
Что вы узнаете
- →Как подключить ящик и связать письма с CRM
- →Как подключить Яндекс Почту: два способа
- →Можно ли подключить почту на своём домене
- →Почему письма приходят в CRM с задержкой
- →Что проверить, если почта отключилась
Главное
Почту подключают в разделе «Почта» кнопкой «Подключить новый», а письма клиентов попадают в CRM, когда включена опция «Связать с CRM». Работает почта только на коммерческих тарифах: закончилось демо или портал перешёл на бесплатный тариф - синхронизация останавливается. Копии писем, сохранённых в CRM, остаются в делах CRM, даже когда из раздела «Почта» письма удаляются по сроку хранения.
Содержание
Подключение почты начинается в разделе «Почта»: адрес вверху слева > «Подключить новый» > сервис > авторизация. Чтобы письма клиентов попадали в карточки CRM, в настройках ящика включают «Связать с CRM». Работает почта только на коммерческих тарифах Битрикс24.
Зачем вообще подключать почту к Битрикс24: заявка, которая пришла на почту, теряется так же тихо, как забытый звонок. Письмо лежит во «Входящих» у одного человека, остальные о нём не знают. Почта - один из каналов, которые стоит свести в одно окно, остальные разобраны в статье про интеграцию сайта, телефонии и мессенджеров.
Как подключить почту: по шагам
- Откройте раздел «Почта». Если ящик уже подключён, нажмите на адрес вверху слева и выберите «Подключить новый».
- Выберите сервис: Gmail, Outlook, iCloud, Office 365, Exchange, Yahoo!, Aol, Яндекс, Mail.ru. Ящик на собственном сервере подключают как корпоративную почту, по IMAP и SMTP.
- Авторизуйтесь. Проще всего через OAuth: вы даёте Битрикс24 доступ к ящику, не передавая логин и пароль. Другой путь - логин и пароль от ящика или пароль приложения, который открывает доступ только к письмам.
- Включите «Связать с CRM» и настройте, как письма попадают в CRM. В справке Битрикс24 эти настройки называются так: «Синхронизировать письма с CRM за» - за какой период сохранить письма; «Для входящих с нового e-mail создавать» - лид или контакт; «Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам»; «Очередь распределения» - между кем по очереди делить новые лиды и контакты.
- Выберите папки для синхронизации. Если ящик общий, дайте доступ коллегам: Почта > Настройки > Настройки ящика > «Доступ к почтовому ящику» > «Добавить». Коллеги смогут читать, писать и удалять письма, но не менять настройки ящика.
- Нажмите «Подключить».
Настроить почту в Битрикс24 потом можно в том же разделе: Почта > Настройки (⚙️) в правом верхнем углу. Ящик настраивает его владелец или администратор Битрикс24.
Общий ящик вроде info@ или zayavki@ подключайте отдельно от личной почты сотрудников. Иначе переписка перемешается, и не разобрать, кто на что уже ответил.
Как подключить Яндекс Почту к Битрикс24
Способов два.
Через аккаунт Яндекса (XOAuth):
- В настройках Яндекс Почты откройте «Почтовые программы» и отметьте «С сервера yandex.ru по протоколу IMAP».
- В почте Битрикс24 нажмите «Подключить новый» и выберите Яндекс.
- Войдите в аккаунт Яндекса и нажмите «Подключить».
Как корпоративный ящик, с паролем приложения:
- В Яндекс ID откройте «Безопасность» > «Пароли приложений», нажмите плюс в блоке «Почта» и придумайте имя. Скопируйте пароль сразу: он показывается один раз.
- В почте Битрикс24 выберите «Корпоративная почта IMAP+SMTP» и укажите адреса IMAP- и SMTP-серверов, порт, e-mail и пароль приложения. Отметьте «Использовать защищенное соединение».
- Настройте интеграцию с CRM и нажмите «Подключить».
Для массовых рассылок Яндекс Почта не подходит: у неё лимиты на отправку писем. Зато письма из вложенных папок Битрикс24 синхронизирует только с Яндекс Почты. У Outlook и Mail.ru письма из подпапок не подтянутся, их надо переносить в основные папки.
Корпоративная почта на своём домене
Подключить свой почтовый домен напрямую к Битрикс24 нельзя. Домен сначала подключают к почтовому сервису, например к Яндекс 360 для бизнеса, а ящик на этом домене - уже к Битрикс24, например как корпоративную почту по IMAP и SMTP. Адреса серверов и порты подскажет системный администратор.
Чьи ящики подключать: общий или личные
Опыт Александра
Подключаю почту всех сотрудников, которые общаются с клиентами: и общий ящик, и личные. Для меня смысл почты в Битрикс24 в том, что история переписки остаётся у компании, в карточке клиента. Человек ушёл, а его переписка с клиентами на месте. В спорных ситуациях это не раз выручало.
Техника это поддерживает. Когда письмо сохраняется в CRM, Битрикс24 по умолчанию создаёт дело с копией текста и вложений. В разделе «Почта» письма хранятся ограниченный срок, он зависит от тарифа, а копии в делах CRM остаются.
Почему письма приходят в CRM с задержкой
Битрикс24 загружает почту по расписанию, и оно зависит от активности людей. Если владелец ящика работает в Битрикс24, почта обновляется каждые 10 минут. Если включена настройка «Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам», тоже каждые 10 минут. Если нет ни того ни другого, почта обновляется раз в 24 часа. При открытии раздела «Почта» синхронизация запускается сразу, а вручную её запускают кнопкой синхронизации.
Вывод для общего ящика: если его подключил человек, который редко заходит в Битрикс24, а настройка выключена, заявка с сайта может пролежать до суток. Включите настройку или подключайте общий ящик под сотрудником, который работает в системе каждый день.
Почему почта отключилась и что делать
Сначала найдите причину, потом подключайте заново. Что проверить:
- Тариф. Почта работает только на коммерческих тарифах. Закончилось демо или портал перешёл на бесплатный тариф - синхронизация останавливается, а письма, не привязанные к задачам, удаляются из Битрикс24.
- Число ящиков. У каждого сотрудника лимит подключённых ящиков, он зависит от тарифа. При переходе на тариф ниже последние подключённые ящики отключаются автоматически.
- Яндекс Почта. Включён ли протокол IMAP в настройках ящика на стороне Яндекса.
- Gmail. Правильный ли пароль. Если включена двухэтапная аутентификация, нужен специальный пароль из настроек аккаунта Google. Иногда Google временно блокирует вход, и тогда помогает только его поддержка.
- Mail.ru. Не вышли ли вы из аккаунта в самом Mail.ru: сервис связывает доступ с активностью пользователя.
- Пароль. Если ящик подключали по паролю, проверьте, не меняли ли его и не удаляли ли пароль приложения.
Когда причина устранена, а ящик так и не ожил, отключите его и подключите снова. Отключают так: в разделе «Почта» стрелка рядом со списком адресов > нужный ящик > Настройки (⚙️) > «Настройки ящика» > «Отключить», затем подтвердить. Потом - «Подключить новый».
Настройка почты - часть общей интеграции каналов заявок. Подробнее - на странице настройки почты в Битрикс24, а если нужно свести сразу несколько каналов - начните с бесплатного разбора.
Telegram-канал
Цифровая стройка @digitalstroyka
Коротко и с картинкой: что реально работает в Битрикс24 на стройке и где теряются деньги.
Автор
эксперт по Битрикс24, более 7 лет со строительными компаниями
Внедряю и веду Битрикс24 в строительных компаниях: настройка CRM, автоматизация, боты и интеграции под задачи стройки. Пишу о том, что реально работает в стройке.
Telegram @digitalstroyka →